Untuk pelaku usaha, membuat akun WhatsApp bisnis bukan hanya soal menjawab pesan, tapi juga tentang membangun kepercayaan dan memberikan layanan pelanggan yang profesional.
WhatsApp Business hadir sebagai solusi bagi UMKM dan pemilik bisnis dalam mengelola interaksi dengan pelanggan secara lebih terstruktur.
Fitur-fitur seperti profil bisnis, balasan otomatis, dan katalog produk membuat WhatsApp Business jauh lebih unggul dibanding akun biasa.
Panduan Membuat Akun WhatsApp Bisnis dan Mengoptimalkannya
Sebelum memaksimalkan fitur-fitur WhatsApp Business, Anda perlu membuat akunnya dengan benar. Setelah itu, langkah berikutnya adalah mengoptimalkan penggunaannya agar komunikasi dengan pelanggan menjadi lebih efisien dan profesional.
1. Unduh dan Daftarkan Akun WhatsApp Business
Langkah pertama adalah mengunduh aplikasi WhatsApp Business dari Google Play Store atau App Store. Aplikasi ini berbeda dari WhatsApp reguler dan dirancang khusus untuk keperluan bisnis.
Setelah aplikasi terpasang, buka aplikasi dan daftarkan nomor ponsel Anda. Disarankan untuk menggunakan nomor yang berbeda dari nomor pribadi agar interaksi bisnis lebih terpisah dan terorganisir.
Masukkan nama bisnis Anda dengan benar, karena nama ini hanya bisa diatur sekali. Pastikan nama tersebut sesuai dengan brand dan mudah dikenali oleh pelanggan.
Jika nomor yang digunakan pernah terdaftar di WhatsApp biasa, Anda akan diberi opsi untuk memigrasikan data. Ikuti panduan migrasi jika ingin menyimpan riwayat chat sebelumnya.
2. Lengkapi Profil Bisnis Secara Profesional
Setelah akun aktif, segera isi profil bisnis Anda secara lengkap. Masuk ke menu “Setelan” lalu “Profil Bisnis” untuk menambahkan informasi penting seperti nama usaha, alamat, jam operasional, dan deskripsi singkat.
Deskripsi usaha harus mencerminkan apa yang Anda jual atau layanan yang ditawarkan. Buat kalimat yang singkat namun jelas agar pelanggan langsung paham tentang bisnis Anda.
Tambahkan juga kategori bisnis yang sesuai, agar akun Anda lebih mudah ditemukan oleh pengguna yang mencari produk atau jasa tertentu melalui WhatsApp.
Terakhir, unggah logo atau gambar profil profesional. Ini penting karena visual adalah hal pertama yang dilihat dan bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan baru terhadap bisnis Anda.
3. Manfaatkan Fitur Balasan Otomatis dan Salam
WhatsApp Business menyediakan fitur balasan otomatis seperti pesan salam dan pesan di luar jam kerja. Fitur ini sangat berguna untuk tetap menjaga komunikasi aktif meskipun Anda sedang tidak bisa membalas langsung.
Pesan salam akan terkirim saat ada pelanggan pertama kali menghubungi Anda. Gunakan untuk memperkenalkan bisnis dan memberi tahu apa saja yang bisa dibantu oleh akun ini.
Pesan di luar jam kerja bisa diatur untuk memberi tahu pelanggan kapan mereka akan mendapatkan balasan. Ini membuat komunikasi tetap sopan dan menghindari kesan diabaikan.
Kedua fitur ini dapat diakses dari menu “Alat Bisnis” > “Pesan di luar jam kerja” dan “Pesan salam.” Manfaatkan fitur ini untuk meningkatkan kesan profesional dan membangun kenyamanan pelanggan.
4. Buat Label untuk Mengelola Chat Lebih Rapi
Seiring bertambahnya pelanggan, chat yang masuk bisa semakin sulit dikelola. WhatsApp Business memungkinkan Anda membuat label untuk mengkategorikan chat seperti “Pelanggan Baru,” “Menunggu Pembayaran,” atau “Selesai.”
Label ini memudahkan Anda melacak status percakapan dengan pelanggan tanpa harus mengingat satu per satu. Anda juga bisa memberi warna berbeda agar lebih mudah dikenali.
Untuk membuat label, buka salah satu chat lalu tekan ikon titik tiga dan pilih “Tambah Label.” Anda bisa memberi nama dan warna sesuai kebutuhan bisnis Anda.
Dengan sistem label yang rapi, pengelolaan pelanggan akan jauh lebih efisien. Ini juga membantu Anda memberikan layanan yang cepat dan tepat waktu untuk masing-masing pelanggan.
5. Tampilkan Produk lewat Fitur Katalog
Fitur katalog memungkinkan Anda menampilkan daftar produk atau jasa langsung di dalam WhatsApp. Ini memudahkan pelanggan untuk melihat pilihan tanpa harus keluar dari aplikasi.
Anda bisa menambahkan nama produk, harga, deskripsi singkat, dan gambar. Pastikan semua informasi jelas dan visualnya menarik agar pelanggan tertarik untuk membeli.
Untuk membuat katalog, buka menu “Alat Bisnis” lalu pilih “Katalog.” Anda bisa menambahkan item satu per satu dan memperbaruinya sesuai stok atau promo yang sedang berjalan.
Katalog membuat proses jual beli lebih cepat dan praktis karena pelanggan bisa langsung klik untuk bertanya atau memesan. Fitur ini menjadikan WhatsApp bukan hanya alat komunikasi, tapi juga etalase online.
6. Aktifkan Fitur Tautan Langsung (Click to Chat)
WhatsApp Business menyediakan fitur tautan langsung (click to chat) yang bisa disebar di media sosial, website, atau katalog online. Fitur ini memudahkan pelanggan menghubungi Anda tanpa perlu menyimpan nomor terlebih dahulu.
Anda dapat membuat link dengan format wa.me/nomor Anda atau menggunakan generator link WhatsApp gratis yang memungkinkan Anda menambahkan pesan otomatis saat pelanggan mengkliknya. Ini akan mempercepat proses komunikasi.
Misalnya, link bisa dibuat agar ketika diklik langsung menampilkan pesan “Halo, saya ingin bertanya tentang produk A.” Ini membuat percakapan lebih terarah sejak awal.
Tautan ini sangat efektif untuk meningkatkan konversi karena menghilangkan hambatan teknis bagi pelanggan yang ingin menghubungi bisnis Anda. Semakin mudah prosesnya, semakin besar peluang transaksi terjadi.
7. Gunakan Pesan Siaran untuk Promosi Massal
Fitur pesan siaran (broadcast) di WhatsApp Business memungkinkan Anda mengirim satu pesan ke banyak pelanggan sekaligus. Ini sangat berguna untuk mengumumkan promo, launching produk baru, atau informasi penting lainnya.
Pastikan kontak yang Anda kirimi pesan sudah menyimpan nomor Anda agar pesan broadcast masuk ke inbox mereka. Jika tidak, pesan akan masuk ke spam dan tidak terbaca.
Gunakan pesan yang personal dan tidak terlalu panjang agar tidak terasa seperti spam. Anda bisa menyapa pelanggan dengan nama jika memungkinkan untuk meningkatkan keterlibatan.
Jangan terlalu sering mengirim broadcast, cukup 1–2 kali seminggu agar tidak mengganggu pelanggan. Pilih waktu pengiriman yang tepat agar pesan Anda dibaca dan mendapat respons positif.
8. Cek Statistik untuk Evaluasi Performa
WhatsApp Business menyediakan data statistik dasar seperti jumlah pesan terkirim, diterima, dibaca, dan dibalas. Meskipun sederhana, informasi ini penting untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi Anda.
Misalnya, jika pesan banyak dikirim tapi tidak dibalas, mungkin konten pesan kurang menarik atau dikirim di waktu yang tidak tepat. Dari sini Anda bisa melakukan penyesuaian.
Statistik ini dapat diakses di menu “Alat Bisnis” > “Statistik.” Gunakan data ini untuk memantau interaksi pelanggan secara rutin dan membuat strategi komunikasi yang lebih baik.
Dengan evaluasi berkala, Anda dapat memastikan bahwa penggunaan WhatsApp benar-benar memberikan dampak nyata terhadap pertumbuhan bisnis. Jangan abaikan data sekecil apa pun.
9. Tautkan WhatsApp dengan Media Sosial Lain
Agar penggunaan WhatsApp semakin optimal, tautkan akun bisnis Anda ke berbagai platform seperti Instagram, Facebook, atau website toko online. Ini memperluas titik kontak dengan pelanggan.
Sebagian besar platform sosial kini mendukung integrasi langsung dengan WhatsApp. Anda bisa menambahkan tombol “Chat via WhatsApp” di bio Instagram atau halaman produk.
Dengan integrasi ini, pelanggan bisa langsung bertanya dari mana pun mereka menemukan brand Anda. Ini mempersingkat proses pembelian dan meningkatkan kenyamanan pelanggan.
Langkah ini sangat penting terutama jika Anda aktif di banyak channel. Semakin mudah pelanggan menjangkau Anda, semakin tinggi pula potensi penjualan yang terjadi.
Kesimpulan
WhatsApp Business bukan hanya alat komunikasi biasa, tetapi bisa menjadi pusat layanan pelanggan dan alat marketing yang efektif jika dimanfaatkan secara optimal.
Mulai dari pembuatan akun hingga pengaturan fitur lanjutan, semuanya dirancang untuk membantu pelaku usaha terhubung lebih baik dengan audiensnya.
